Agenda

Esta opción permite gestionar asuntos dados de alta directamente desde la agenda o los generados desde documentos o telegramas. Una de las opciones que permite es generar asuntos para múltiples destinatarios y generar seguimientos desde los propias fichas en la pestaña "seguimientos".

Para ello primero tenemos que activar en el menú Configuración > Parámetros > Comunicaciones > Check "Múltiples destinatarios en agenda"

La agenda es personal de cada usuario, pudiendo generar desde las pestañas de seguimiento de cada documento un asunto uno mismo, a otro destinatario o a múltiples, apareciendo el aviso en cada agenda personal y pudiendo configurar al mismo tiempo un aviso con fecha y hora.

Opciones disponibles en el alta del asunto:

1.- Botón lupa > Permite seleccionar uno o más destinatarios además del propio usuario que da de alta el asunto o el seguimiento

2.- Relacionado con > campo que permite seleccionar una entidad sobre la que se hace referencia en el asunto, obteniendo información visual sobre teléfono/s de contacto e email

3.- Asunto > campo para identificar en la agenda y como cabecera de notificación en el aviso en pantalla

4.- Fecha del evento > la que quedará registrada en la agenda y servirá para localizar el asunto

5.- Crear aviso > fecha en la que se notificará al usuario/s (al activar el check aparecerán los campos fecha y hora)

6.- Duración > tiempo en segundos que se mostrará la notificación en la parte inferior derecha de la pantalla. 0 es ilimitado, pulsando sobre ella se quita, pero hasta que no se gestione en el panel de inicio como leída o generada una respuesta, volverá a salir la notificación cada vez que se inicie la aplicación

7.- Botón "F4 - Añadir adjunto" > permite añadir un archivo al asunto que quedará guardado en el servidor e incrustado en el documento

8.- Tipo > identifica el asunto con un nombre e imagen si se requiere. Los tipo de asunto se pueden dar de alta desde el menú SUBMAESTROS > Comunicaciones > Tipos de asunto (doble click en la rejilla o botón derecho "Alta de ficha" para dar de alta uno nuevo o doble click en uno existente para editarlo). La imagen se puede añadir "pegando" la imagen o haciendo doble click debajo del nombre "Imagen". Al mismo tiempo, en el alta o modificación del tipo de asunto se puede activar o desactivar mediante el check "Activo".

9.- Check alta prioridad > permite activar la notificación visual en la agenda en rojo para mostrarlo como de alta prioridad

10.- Mensaje > cuerpo del mensaje que permitirá mostrar toda la información relativa al asunto y que es editable con tipos de letra, negrita, cursiva, color de texto y fondo, alineaciones, tablas...

11.- Adjuntos > menú de archivos adjuntados al asunto donde se podrán ver las propiedades de los mismos, eliminarlos, comentarios, nombre, tipo de archivo y fecha en la que se incorporó al asunto

12.- Estado > permite identificar en qué situación se encuentra el asunto y mostrar diferentes fondos identificativos a nivel visual en la agenda. Existen 3 tipos de estado, "pendiente", "realizado" y "aparcado". En el panel principal de la agenda es posible realizar la búsqueda por estado además de la prioridad, contacto y por tipo de asunto, pudiendo sumar filtros.

Panel de Agenda:

Desde este panel es posible configurar la visualización de la agenda por "Día", "Semana", "Mes" y "Pendiente" e intervalo de fecha a mostrar en función del tipo de visualización

También están disponibles filtros de búsqueda de asuntos, listados, localizadores de asuntos y el botón "Nueva vista" que permitirá mostrar un intervalo de fecha desde el que se indique en función del tipo de visualización de la agenda que esté activo

Seguimientos:

En las fichas de los documentos como facturas, albaranes...disponemos de la pestaña "Seguimientos" donde podemos añadir directamente asuntos a la agenda de otros usuarios con el documento embebido desde el que se genera dicho asunto, pudiendo añadir fecha, avisos, y cualquier información que queremos.

Este seguimiento quedará registrado en el documento de origen y en la agenda o agendas de los usuarios destinatarios del asunto.

Una vez dado de alta el asunto, quedará registrado de la siguiente forma en la pestaña seguimientos (en este caso es un albarán de ventas)

Y de esta forma en la agenda del que generó el seguimiento y de igual manera en los destinatarios del asunto (los seguimientos aparecen en texto de color azul)